プライバシーポリシー

knotic の契約者および利用者情報の取扱い方針を定めています。内容は法令やサービス変更に応じて更新される場合があります。

施行日: 2026-02-10

最終改定日: 2026-04-15

1. 適用範囲

本ポリシーは、knotic（以下「本サービス」）における、契約者（テナント）・契約者の組織メンバー・本サービスが公開するBotを利用するエンドユーザー・お問い合わせ送信者の情報の取扱いに適用されます。

契約者が本サービス上で設定・登録するデータ（URL、PDF、問い合わせ文、運用ログ等）について、当社は本ポリシーおよび契約条件に従って取り扱います。

2. 取得する情報

当社は、利用形態に応じて以下の情報を取得します。

・【アカウント・認証情報】メールアドレス、パスワード（ハッシュ化して管理）、氏名・プロフィール情報（任意入力）、ログイン識別情報
・【課金・決済情報】契約プランコード、サブスクリプション状態・契約期間、決済プロバイダ（Stripe）上の顧客ID・請求用メールアドレス、国コード・税番号（任意）、Stripe Webhookイベントデータ（決済状態変更の記録）
・【サービス設定・操作情報】Bot設定・公開設定・アクセスモード設定、APIキー（ハッシュおよびプレフィックス・末尾4文字のみ保存、平文は発行時の1回限り表示）、ウィジェットトークン（ハッシュのみ保存）、全操作の監査ログ（変更内容・操作者・日時）
・【コンテンツ・RAGデータ】登録URL・クロールで取得したHTML・抽出テキスト、アップロードPDF（原本）・抽出テキスト、検索用インデックス情報
・【チャットログ】Botへの質問テキスト・回答テキスト・トークン使用量・認証モード種別（認証なし利用時も匿名IDとして記録）
・【お問い合わせフォーム情報】氏名・メールアドレス・会社名・問い合わせ内容、送信時のIPアドレス・ブラウザ情報（User-Agent）、送信元ページURL（スパム対策目的。メールにて当社に転送し、データベースには保存しません）
・【アクセス・セキュリティ情報】認証セッション識別情報（Cookie）、IPアドレス（レート制限・スパム検知・障害調査の目的で処理し、必要に応じてレート制限用テーブル等に短期間保存する場合があります）

3. 利用目的

取得した情報は、主に以下の目的で利用します。

・本サービスの提供、認証・セッション管理、契約管理、課金・請求処理のため
・Bot応答生成（RAG）のためのナレッジインデックス作成・ベクトル検索のため
・お問い合わせ対応、障害対応、本人確認のため
・回答品質・検索精度・運用安定性の改善のため
・不正利用、なりすまし、スパム行為等の検知・防止のため
・月間メッセージ数・ストレージ使用量等のプラン制限の管理のため
・操作証跡（監査ログ）の記録・開示のため
・法令遵守、利用規約違反対応、権利保護対応のため

4. 利用する外部サービスとデータの取扱い

本サービスは以下の外部サービスを利用しています。各サービスへのデータ送信は、当該目的に必要な範囲に限定し、通信は暗号化されます。

・OpenAI, L.L.C.（米国）：Bot回答の生成、登録ソースの検索・参照、ファイル検索用インデックス処理のため、チャット入力、会話履歴の一部、登録URLから抽出したテキスト、アップロードファイルの内容等をAPIに送信します。OpenAIのプライバシーポリシーが適用されます。
・Supabase, Inc.（米国）：認証・データベース・ファイルストレージの基盤として利用します。本サービスが取得するほぼすべてのデータを保管します。
・Stripe, Inc.（米国）：決済処理・サブスクリプション管理のため、課金に必要な情報を送信します。カード情報は当社サーバーを経由せずStripeが直接処理します。
・Resend, Inc.（米国）：お問い合わせフォームのメール送信のため、氏名・メールアドレス・会社名・問い合わせ内容・IPアドレス・User-Agentをメール本文として送信します。
・Vercel, Inc.（米国）：アプリケーションのホスティング・エッジ配信のため利用します。リクエストログ等がVercelに処理される場合があります。

5. Botを利用するエンドユーザーのデータ取扱い

契約者が公開するBotを利用するエンドユーザー（契約者の顧客等）の質問テキストおよびBotの回答テキストは、チャットログとして当社のデータベースに保存されます。認証なしで利用した場合も、認証モード（公開・ウィジェット等）を識別するIDが記録されます。

エンドユーザーのIPアドレスはBot応答APIのリクエスト処理に伴いサーバーを経由しますが、チャットログには保存されません。

チャット利用時に氏名・メールアドレスの入力を必須とすることはありません。ただし、エンドユーザーが質問文に個人情報を入力した場合、その内容はチャットログに含まれる可能性があります。

契約者は、自身が公開するBotを通じてエンドユーザーの個人情報が処理される可能性について、エンドユーザーに対して適切な開示を行う責任を負います。

6. 第三者提供

当社は、法令で認められる場合（裁判所・捜査機関からの適法な照会等）を除き、本人の同意なく個人情報を第三者へ提供しません。

第4条に記載の外部サービスへの送信は、サービス提供のために必要な業務委託として行うものであり、第三者提供には該当しません。これらの委託先に対しては、契約に基づき適切な監督を行います。

7. 国外移転

第4条に記載の外部サービスはいずれも米国に拠点を置くため、情報が日本国外のサーバーで処理・保管されます。

当社は、各サービスのデータ処理規約（DPA）・プライバシーポリシーを確認のうえ利用し、適切な安全管理のもとでデータを取り扱います。

8. 保存期間と削除

情報は、利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間に限って保持します。

【操作履歴（監査ログ）】管理コンソール上の操作履歴は、ご契約プランに応じた期間が経過した後、自動的に削除されます。Starter・Liteプラン：7日間 / Standard・Proプラン：30日間。プランのダウングレード時は、新しい保持期間を超過した分が次回削除処理時に削除されます。

契約終了後は、チャットログ・RAGデータ・Bot設定等のサービスデータを当社所定の運用手順に従い削除または匿名化します。課金履歴は、法令上の保存義務に従い一定期間保持します。

お問い合わせフォームで送信された情報はデータベースに保存されず、メール受信後は当社のメール管理ポリシーに従い取り扱われます。

9. 安全管理措置

当社は、情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、以下の措置を実施します。

・テナント単位のRow Level Security（RLS）によるDB行レベルアクセス制御
・APIキー・ウィジェットトークンのSHA-256ハッシュ化保存（平文を保持しない）
・全操作の監査ログ記録（操作者・内容・日時の証跡管理）
・通信経路のTLS暗号化および保存データの暗号化
・プラットフォーム管理者による代理閲覧機能の読み取り専用制限および証跡記録
・不正アクセス・異常通信の監視と対策

10. 開示・訂正・削除等の請求

本人は、個人情報保護法の定めに従い、自己の個人情報について開示、訂正、利用停止、削除等を請求できます。

請求はお問い合わせフォームよりご連絡ください。本人確認のうえ、合理的な範囲で速やかに対応します。

11. Cookieおよびセッション管理

本サービスは以下の目的でCookieを利用します。

・認証セッションの維持（Supabase Authが発行するセッションCookie）：ログイン状態の保持に使用します。
・代理閲覧セッション（knotic_impersonation Cookie）：プラットフォーム管理者が特定テナントの状態を確認する際にのみ使用し、有効期限付きで管理されます。一般の契約者には発行されません。

12. 改定

当社は、法令改正、サービス内容変更、運用改善等に応じて本ポリシーを改定することがあります。

重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示または登録メールアドレスへの通知等、適切な方法によりお知らせします。改定後も本サービスを継続してご利用いただいた場合、改定後のポリシーに同意したものとみなします。

13. お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせ、個人情報の開示・訂正・削除等の請求は、サイト内のお問い合わせページ（/contact）よりご連絡ください。

対応時間：平日 10:00〜18:00（日本時間）。内容確認のため、追加情報の提供をお願いする場合があります。